Mengurus Visa Jepang di Surabaya




Ada rencana jalan-jalan ke Jepang? atau mau ikut summer program di salah satu universitas disana? Nah di tahun 2015 ini *setelah hampir 2 taun lebih nggak keluar negeri* saya dan beberapa teman kebetulan mendapatkan kesempatan untuk pergi ke negeri sakura ini karena diterima dan lolos seleksi untuk mengikuti program student exchange selama 10 hari di Tohoku University, Sendai. Seneng sih bisa sekalian jalan-jalan hahahaha.

Ini adalah pengalaman pertama saya pergi ke Jepang dan juga Asia Timur *sebenernya pinginnya ke Korea ketemu Hallyu star atau Kpop star hehehe*. Saya akan sedikit berbagi pengalaman saya tentang bagaimana cara mengurus visa Jepang sendiri tanpa jasa luar, khususnya di konsulat Surabaya, untuk visa jangka pendek (short-stay visa), yang biasanya visa ini digunakan oleh turis dan tentunya mahasiswa-mahasiswa seperti saya ini, yang akan tinggal di Jepang kurang dari 30 hari. Untuk short-stay visa sendiri, dimana kita adalah temporary visitor, yang saya tau hanya diperbolehkan memilih 2 macam masa tinggal, yakni 15 hari dan 30 hari. Disini proses pembuatan visa saya jabarkan di tiga tahap, yakni persiapan, pengajuan visa dan pengambilan visa.

PERSIAPAN


Sebelum mengurus visa ini, ada hal yang perlu diperhatikan, yang pertama ialah segera lakukan Booking Tiket Pesawat PP, tidak harus di-issue/dibayarkan terlebih dahulu. Namun apabila anda yakin visa anda akan diterima (tidak pernah bermasalah apapun), ya saya bilang tidak apa-apa langsung dibayar dan dibeli tiketnya *takut harganya nanti makin naik*. Saya sendiri untuk tiket pesawat ini sudah saya bayarkan dari awal, melihat pengalaman dari teman-teman saya yang katanya mengurus visa Jepang terhitung mudah diterimanya daripada negara-negara barat sana, saya merasa yakin pengajuan visa saya akan diterima. Anda juga boleh merasa lebih percaya diri apabila pada paspor anda terdapat visa atau stempel imigrasi negara-negara lainnya yang sudah anda kunjungi sebelumnya. Kebetulan pada paspor saya tertoreh visa Schengen dan stempel beberapa negara ASEAN. Hal seperti itu juga bisa membuat pihak Konsulat Jepang lebih yakin dan meloloskan visa anda karena anda terbukti taat pada aturan imigrasi dan tidak ada masalah berarti saat anda mengunjungi negara-negara tersebut.

Yang kedua ialah segera lakukan Booking Penginapan, anda dapat melakukan reservasi di berbagai macam situs pencarian penginapan online macam agoda dan lain sebagainya. Saran saya pribadi, anda dapat melakukan reservasi melalui situs booking.com dimana sistem pembayarannya dilakukan pada saat check-in di penginapan langsung (pay later), dan apabila dibatalkan sampai 3-5 hari sebelum tanggal menginap tidak akan dikenakan biaya sedikitpun. Hal ini tentunya menguntungkan anda, jaga-jaga apabila visa kita tidak diterima maka kita tidak akan rugi sedikitpun saat membatalkan reservasi penginapannya. Untuk reservasinya sendiri, meskipun di situs tersebut diharuskan menuliskan nomor kartu credit card, dijamin mereka tidak akan mengambil dana sedikitpun dari kartu anda, kecuali anda membatalkan pesanan anda mendekati hari H. Tambahan informasi dari saya untuk anda yang tidak memiliki credit card, anda dapat memasukkan nomor kartu ATM/debit anda untuk sebagian besar pemesanan. Saya sendiri memasukkan nomor debit saya, sama sekali tidak menggunakan kartu kredit, dan reservasi pun tetap dikonfirmasi pihak hotel. Pastikan data kartu tersebut sesuai dengan data diri anda, karena pihak penginapan nantinya berhak mencocokkan data tersebut saat anda akan check-in.

Tanda Reservasi Penginapan melalui Situs Booking.com

Yang ketiga ialah ambil lembaran Formulir Pengajuan Visa di Konsulat Jenderal Jepang atau download langsung di website resmi kementrian luar negeri Jepang (KLIK DISINI). Apabila anda datang langsung ke konsulat, disana akan ada contoh cara pengisian form, sayang disana anda tidak bisa membawa hp ataupun kamera, jadi satu-satunya jalan adalah menghafal atau mencoret-coret kertas anda. Di beberapa blog lain juga beberapa menampilkan contoh pengisian formulirnya *maaf saya lupa motoin punya saya sendiri*. Isi form tersebut menggunakan huruf balok. Untuk foto dapat langsung ditempelkan pada form, dengan ketentuan Pas Foto Background Putih Ukuran 4,5x4,5cm, muka terlihat jelas, tidak ada bayangan, dan bukan hasil editan! (entah editan warna background yang semula bukan putih ataupun editan tusir macam camera 360 hehehe). Pengalaman teman saya sih beberapa ada yang lolos meski fotonya hasil editan, dimana yang aslinya fotonya background merah diedit jadi putih, tapi juga ada dari teman saya yang ditolak dan disuruh kembali foto lagi di studio, untungnya di sekitar Konjen ada studio foto jadi bisa langsung foto dan menyerahkan berkas. Di ketentuannya sih bilang foto harus diambil paling tidak dalam 6 bulan terakhir, tapi menurut saya tidak apa-apa menggunakan foto lama asal memenuhi ketentuan dan muka anda tidak jauh berbeda dengan yang saat ini *siapa tau operasi plastik hehe*.

Panduan Pengisian Form Visa (jejakvicky.com)

Untuk penulisan akomodasi, apabila anda berkelana keliling Jepang seperti saya, tidak hanya diam di satu kota dan satu penginapan saja, anda dapat menuliskan satu penginapan saja yang akan paling lama ditinggali. Apabila memang murni untuk liburan, maka isian "person who invited" ataupun "guarantor details" dapat anda kosongi saja. Bagian itu hanya diisi untuk anda yang tujuannya mungkin sama seperti saya, yakni untuk student exchange, maka diisikan dengan identitas diri dari dekan fakultas di Jepang sendiri. Segala isian yang tidak anda isi atau kosong, dapat ditulis dengan "-none-", bukan tanda strip (-) saja ya.

Yang keempat, jangan lupa juga ambil Form Schedule of Stay saat anda di konsulat, atau bisa download juga sendiri di website resmi kementrian luar negeri Jepang (KLIK DISINI), atau bikin sendiri juga bisa. Persiapkan dan tulis jadwal rinci perjalanan anda mulai dari awal hingga akhir. Ingat, tulis dari tanggal awal keberangkatan anda dari Indonesia sampai anda tiba kembali di Indonesia. Tidak usah jadwal yang pasti, bisa kasaran saja namun tetap mencantumkan tujuan anda akan kemana. Anda harus menuliskan tujuan anda kemana di tiap kota. Misal contohnya saya sendiri akan berkunjung ke 4 kota di Jepang, Osaka, Kyoto, Tokyo dan Sendai, maka saya harus menuliskan di tiap kota saya akan ngapain dan kemana aja. Saya sendiri cukup menuliskan seperti ini : hari Kamis, 4 September 2015 -> Tokyo sightseeing (Shinjuku, Shibuya, Harajuku). Cukup menuliskan area yang anda kunjungi di Tokyo di dalam kurung. Untuk kolom contact, apabila anda tinggal di penginapan maka tuliskan nomor telepon penginapannya, apabila anda tidak menginap seperti saat keberangkatan dari Indonesia dan saat pulang ke Indonesia, maka tuliskan saja nomor telepon Indonesia anda. Untuk akomodasi, tulis selengkap-lengkapnya, mulai nama penginapan yang telah anda book, alamat hingga kode areanya.

Contoh Pembuatan Schedule of Stay

Yang kelima, sama seperti mengurus visa-visa ke negara lainnya, siapkan Surat Keterangan Berbahasa Inggris dari Fakultas/Institusi/Kantor yang menyatakan bahwa benar anda adalah mahasiswa/pelajar/pegawai terdaftar dari institusi atau kantor tersebut. Pada surat tersebut dituliskan bahwa surat keterangan ini dibuat untuk mengajukan permohonan visa ke Jepang. Surat ditandatangani oleh dekan/atasan anda dan terdapat stempel resmi dari kantor/institusi anda. Hal ini menandakan bahwa anda nantinya pasti akan kembali ke Indonesia karena anda memiliki tanggungan di Indonesia *nggak jadi imigran gelap*.

Keenam, ya persiapkan seluruh berkas-berkas yang dibutuhkan, ada baiknya anda menghubungi terlebih dahulu kantor Konsulat Jenderal Jepang via telepon saat jam kerja (09.00-15.00) untuk lebih jelasnya. Saya sendiri kemarin mempersiapkan berkas-berkas antara lain seperti:
  • Fotokopi KTP
  • Fotokopi KK
  • Surat keterangan institusi/kantor
  • Surat undangan, apabila anda pergi untuk student exchange
  • Tanda booking/tiket pesawat
  • Tanda booking penginapan
  • Fotokopi rekening koran/buku tabungan anda, dana minimal yang ada paling tidak mencukupi untuk hidup anda selama di Jepang, tidak harus banyak. Saya berikan gambaran untuk sehari hidup di Jepang mungkin akan menghabiskan dana paling tidak sekitar 800 ribu sampai 1 juta rupiah, jadi kalikan saja dengan jumlah hari anda tinggal di Jepang, maka sebesar itulah minimal isi tabungan anda, lebih banyak lebih baik. Apabila anda segalanya masih dibiayai orang tua seperti saya, maka fotokopi saja buku tabungan orang tua, nanti rekening tersebut juga disertakan beserta fotokopi KK yang menandakan bahwa anda dan orang tua anda memiliki hubungan keluarga. Anehnya yang saya alami disini, entah mungkin karena tujuan kunjungan saya ialah student exchange, saya tidak diminta untuk memberikan fotokopi buku tabungan ini, saya sudah memberikan ke petugasnya namun dikembalikan.
  • Formulir visa dan jadwal tinggal yang telah diisi lengkap
Segala berkas diatas harus berukuran A4 ya, sama saat seperti mengurus paspor, karena berkas-berkas ini akan langsung dimasukkan mesin scanner otomatis yang hanya bisa dibuat untuk nge-scan kertas ukuran A4. Untuk KK yang aslinya ukuran folio maka diminta fotokopi diperkecil menjadi ukuran A4, sedangkan untuk KTP cukup fotokopi bolak-balik sesuai ukuran KTP anda (tidak usah diperbesar) namun tetap difotokopi di kertas A4 (jangan dipotong menjadi lebih kecil).

PENGAJUAN VISA


Yap, tiba saatnya pengajuan visa! Sudah tau kan dimana Konsulat Jenderal Jepang Surabaya? Alamatnya dan peta lokasinya saya cantumkan di akhir postingan ini. Intinya sih di belokannya De Boliva Gubeng. Hati-hati ya, tidak ada tulisan besar yang menandakan gedung itu adalah Konjen Jepang, hanya ada pembatas jalan di sekeliling gedung, sebuah pos satpam dan kadang mobil polisi, yang paling mencolok adalah pagar tingginya yang berduri *ouch*. Gedung ini sendiri terletak di sudut pertigaan belokan, gedung dan pagarnya berwarna putih. Untuk parkir mobil, saya selalu parkir di ruko di samping gedung Konjen sendiri, karena saya lihat hampir tidak ada mobil yang parkir tepat di pinggir jalan depan pagar Konjen jadi saya ragu parkir disitu haha, tapi nyatanya boleh kok namun tidak menghalangi pintu masuk dan gerbang Konjen, jadi parkir depan namun tidak pas di depannya.

Jam kerja kantor pengurusan visa sendiri terbagi dalam 2 shift. Yang pertama jam 8.00-12.00 dan yang kedua jam 12.00-15.00. Shift pagi hanya digunakan untuk melayani pengajuan visa, sedangkan siangnya hanya untuk pengambilan visa yang sudah jadi. Untuk mengurus pengajuan visa ini tidak akan memakan waktu lama kok apabila semua berkas dan persyaratan anda lengkap dan benar, saya sendiri hanya dalam waktu 10-15 menit sudah pulang darisana. Tidak usah keburu waktu harus datang pagi-pagi takut antri, karena disini pelayanannya begitu cepat sampai jarang saya liat ada antrian banyak disini.

Saat anda tiba di gerbang konsulat langsung ketok-ketok aja kaca pos satpamnya hehe, minta dibukain pagarnya dan bilang mau ngurus visa. Nah anda kemudian diminta menuliskan data diri anda di buku tamu dan menyerahkan kartu identitas anda untuk mendapatkan id card visitor. Disini satpamnya bakal nanya-nanya dikit seputar anda darimana, ngapain ke Jepang dan lain sebagainya, entah ini nanya beneran ato iseng-iseng, tapi mereka juga nggak jarang ngguyoni. Sebelum masuk anda harus menyimpan seluruh gadget anda di kotak kecil yang satpam tersebut sodorkan, semua hp, tablet, laptop, kamera atau apapun itu harus dititipkan pada mereka, kemudian baru anda masuk ruangan scanner di sebelahnya. Letakkan seluruh barang bawaan anda untuk di-scan dan lewati metal detectornya. Jika sudah selesai, pintu otomatis ke arah kantor pengurusan visa baru bisa dibuka. 

Nah begitu masuk kantornya, langsung ambil nomor antrian di mesin antrian di sebelah kanan. Pastikan seluruh persyaratan anda telah lengkap dan benar dan tunggu nomor antrian anda dipanggil sama mbak-mbak petugas di loket 1 yang ujung paling kanan. Kalo udah giliran anda, langsung serahin aja semua berkas anda, petugas tersebut akan mengeceknya dan mengurutkannya. Apabila tidak ada masalah, anda akan disuruh menunggu sekitar 5 menit untuk berkas-berkas anda di-scan ke komputer sambil petugas menulis bukti pengajuan visa. Setelah selesai, anda akan dipanggil kembali dan petugas akan memberikan informasi bahwa visa dapat diambil dalam 4 hari kerja setelah tanggal pengajuan tersebut. Dalam 4 hari tersebut apabila ada data-data dari berkas anda yang bermasalah maka pihak konsulat akan menelpon dan memanggil anda kembali. Tidak seperti saat mengajukan visa Eropa ataupun Amerika, wawancara (interview) hanya dilakukan jika diperlukan, selebihnya tidak ada, maka dari itu sebenarnya pengajuan visa ini pun dapat diwakilkan oleh orang lain!

Untuk pembayaran biaya visa, yang saya tau terakhir sekitar 320 ribu rupiah untuk single entry. Biaya visa baru dibayarkan saat anda mengambil visa anda yang sudah jadi nantinya. Kebetulan karena saya tujuan kunjungan ini ialah untuk student exchange dan juga mengunjungi Sendai yang terletak di Prefektur Miyagi yang notabene memang sedang dipromosikan besar-besaran dinas pariwisata Jepang karena habis hancur terkena gempa dan tsunami besar di tahun 2011 lalu, maka visa pun digratiskan! Hore!

PENGAMBILAN VISA


Setelah 4 hari kerja, sebenarnya disarankan oleh si mbak petugasnya untuk menelpon terlebih dahulu untuk cek kepastian visanya, namun karena saya *lagi-lagi* merasa percaya diri jadi saya langsung datang saja ke Konsulat. Kali ini untuk pengambilan visa maka saya datang pas shift siang, saya datang sekitar jam 13.30. Jangan lupa bawa bukti pengajuan visa kemarin. Saya kembali ngetok-ngetok pos satpam, nulis buku tamu, diguyoni lagi sama pak satpamnya, bedanya kali ini cuma di semua gadget saya yang tidak saya titipkan ke satpam namun saya titipkan pada teman saya yang menunggu di mobil, biar nggak repot maksudnya buka tutup peti *ampun*.

Sampai masuk di kantornya, langsung aja serahin bukti pengajuan visa ke petugas di loket 1 kemarin, tidak usah ambil nomor antrian. Kali ini yang jaga bapak-bapak, jangan lupa bukti pengajuan visa tersebut sudah anda tandatangani terlebih dahulu dan tuliskan tanggal di hari itu dimana anda mengambil visa. Pengambilan visa juga dapat diwakilkan, apabila anda akan mengambilkan 5 orang lain maka tandatangani juga kelima bukti pengajuan visa tersebut. Setelah menyerahkan bukti tersebut dan menunggu sekitar 5 menit untuk petugasnya mencarikan paspor kita, voila! Paspor anda dengan visa Jepang sudah bisa anda bawa pulang. Mungkin pada saat ini juga ya baru anda akan membayarkan biaya visa anda. Have a nice and safe Japan trip, guys! Happy to share!


Konsulat Jenderal Jepang Surabaya
Jalan Sumatera No. 93, Gubeng, Surabaya 60281
Telp. 031 - 5030008



4 comments:

  1. waah terimakasih kak, informasinya sangat membantu

    ReplyDelete
  2. Mas Aga, untuk formulir visanya harus diketik komputer atau bisa tulis tangan ya?

    ReplyDelete
    Replies
    1. saya kemarin tulis tangan kok mbak :)

      Delete